技師院發(fā)[2017]9號
各處（室）、系（部）：
據(jù)教育部《中等職業(yè)學校學生學籍管理辦法》和《安徽省中等職業(yè)學校學生學籍管理辦法》及其他有關法律法規(guī)，結合學院實際，制訂了《安徽滁州技師學院學生檔案管理辦法（暫行）》，經(jīng)籌備組辦公會研究通過,現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
附：安徽滁州技師學院學生檔案管理辦法（暫行）
安徽滁州技師學院
2017年4月1日
安徽滁州技師學院學生檔案管理辦法（暫行）
第一章 總 則
第一條 為加強學生檔案管理工作，使學生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)教育部《中等職業(yè)學校學生學籍管理辦法》及其他有關法律法規(guī)，結合學院實際，制訂本辦法。
第二條 學生檔案是指學校在學生教育、管理活動中形成的，記述和反映學生個人學習經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況等方面的歷史記錄。
第二章 工作職責
第三條 各系（部）職責 各系、部負責建立和管理學生檔案及畢業(yè)證的管理，各系、部書記為學生檔案管理工作的第一責任人，明確指定班主任為學生檔案管理人員，具體負責新生檔案的建立、日常歸檔材料的收集、整理和檔案移交工作。學生畢業(yè)證辦理好后由各系部統(tǒng)一領取，班主任到系部領取畢業(yè)證并與學生檔案一起及時發(fā)放給學生并做好登記。
第四條 錄取通知書在學生報名后由班主任統(tǒng)一收取，存入學生檔案。新生入學兩周內由系部負責到學生資助中心統(tǒng)一領取學籍表后發(fā)放給各班主任，由班主任組織班級學生填寫相關信息并做好評語撰寫工作。畢業(yè)生登記表，在學生畢業(yè)前（中專學生在學生離校實習前）兩個月內由系部到學生資助中心統(tǒng)一領取，然后發(fā)放給各班主任并組織學生填寫完成相關工作。學生成績表由各班主任負責到教務處領取。
第五條 相關職能部門職責 相關職能部門負責向系、部提供學生檔案的歸檔材料。
學生處學生資助管理中心：學籍表、畢業(yè)生登記表、學生獎懲材料
教務處：學生成績表
招就處：錄取通知書
第三章 歸檔范圍和要求
第五條 學生檔案的歸檔范圍：
（1）錄取通知書
（2）學籍表
（3）學生獎懲材料
（4）學生成績表
（5）畢業(yè)生登記表
第六條 檔案材料的歸檔要求
（一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實；文字清楚、對象明確，有承辦處室、系、部或個人署名、簽章，有形成材料的日期。
（二）檔案材料須用紙張為A4型的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫。
（三）歸檔材料應是原件，特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。
（四）歸檔材料必須注明學生姓名及學號，并按照學號的順序先后排放。特別是同班同名者要認真核查以免錯裝。
（五）學籍表、畢業(yè)生登記表由班主任按要求填寫并貼學生照片，由班主任到院辦公室蓋章。
第四章 檔案的轉遞和要求
第七條 學生在校就讀期間，若發(fā)生轉專業(yè)或轉學等學籍異動，應及時將檔案轉給學生轉入的系（部）或轉入學校。
第八條 每年7月1日前，各系（部）將應屆畢業(yè)生的學生檔案按歸案范圍和要求，進行收集、整理后封裝。學生畢業(yè)后，班主任將根據(jù)學校畢業(yè)典禮日期或規(guī)定統(tǒng)一時間到校領取學生檔案和畢業(yè)證書等材料。
第九條 學生畢業(yè)后，學院有義務為學生辦理畢業(yè)證書和檔案材料，學生應有義務按照學院規(guī)定時間及要求領取畢業(yè)證書和檔案材料，學生本人因特殊情況（如出國、服兵役等）不能按時領取的，我院將畢業(yè)證書和檔案材料保管3年，3年內仍不到校領取畢業(yè)證書和檔案材料，我院將視為學生本人自動放棄畢業(yè)證書和檔案材料。
第五章 附 則
第十條 本辦法自公布之日起施行。