技師院辦發(fā)〔2017〕1號(hào)

關(guān)于印發(fā)《安徽滁州技師學(xué)院公文

處理辦法》的通知

各系,、部,、處、室：

《安徽滁州技師學(xué)院公文處理辦法》業(yè)經(jīng)籌備組辦公會(huì)研究通過(guò),，現(xiàn)予印發(fā),，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行,。

特此通知。

安徽滁州技師學(xué)院

2017年1月20日

安徽滁州技師學(xué)院公文處理辦法

第一章  總   則

 第一條 根據(jù)中共中央辦公廳,、國(guó)務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）,、中共安徽省委教育工委、安徽省教育廳《關(guān)于公文處理的若干規(guī)定》（皖教工委〔2012〕39號(hào)）和《滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理辦法》（職黨辦發(fā)〔2013〕1號(hào)）有關(guān)要求,，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本辦法,。

第二條  本辦法中的公文是學(xué)院在實(shí)施黨政領(lǐng)導(dǎo),、行使管理職能過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是學(xué)院黨政依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具,。

第三條 公文處理指公文的擬制,、辦理,、管理、整理（立卷）,、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián),、銜接有序的工作；公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是,、精簡(jiǎn)高效的原則,，做到及時(shí)、準(zhǔn)確,、安全,。

第四條  本辦法適用于學(xué)院黨政部門(mén)中的公文處理工作，安徽滁州技師學(xué)院黨政辦公室（以下簡(jiǎn)稱“院辦”）是學(xué)院公文的管理部門(mén),，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各系（部）,、處（室）的公文處理工作。各部門(mén)負(fù)責(zé)人主管本部門(mén)的公文處理工作,，并確定一名人員負(fù)責(zé)該工作,。

第五條  各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守公文處理辦法,，并加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)公文處理工作的檢查和領(lǐng)導(dǎo),。

第二章  公文種類和形式

第六條  各部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)其隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍,、發(fā)文目的以及公文內(nèi)容,、行文關(guān)系等，正確選用公文種類,。適用于學(xué)院的公文種類主要有：

（一）決議：適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng),。

（二）決定：適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大活動(dòng)做出安排；獎(jiǎng)懲有關(guān)部門(mén)及人員,；變更或撤消二級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定,。

（三）通告：適用于學(xué)院在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

（四）通知：適用發(fā)布規(guī)章,；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān),、不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,；要求下級(jí)部門(mén)辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng),；任免黨政干部。學(xué)院制定的規(guī)章,、制度措施和其他規(guī)范性文件根據(jù)實(shí)際內(nèi)容可分別冠以“規(guī)定”,、“辦法”、“細(xì)則”等名稱,，一般用“通知”形式印發(fā),。

（五）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn),，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況,。

（六）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn),。

（七）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示,、批準(zhǔn)。

（八）批復(fù)：適用于答復(fù)學(xué)院內(nèi)各部門(mén)的請(qǐng)示事項(xiàng),。

（九）意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法,。

（十）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問(wèn),、請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)有關(guān)事項(xiàng),。

（十一）紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)黨委會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議或其他重要會(huì)議情況和議定事項(xiàng),。

第七條  學(xué)院公文主要形式有：

（一）學(xué)院文件,。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共安徽滁州技師學(xué)院委員會(huì)文件”、“安徽滁州技師學(xué)院文件”的公文,，主要適用于傳達(dá)部署學(xué)院黨政重要工作和全局性工作,；發(fā)布重要決定；通報(bào)重要事項(xiàng),；處理關(guān)系學(xué)院全局比較重大的問(wèn)題,；需要上報(bào)的文件以及依照上級(jí)規(guī)定必須以學(xué)院名義發(fā)文的事項(xiàng)。

（二）學(xué)院函件,。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共安徽滁州技師學(xué)院委員會(huì)”,、“安徽滁州技師學(xué)院”的信函式公文。用于學(xué)院向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)部門(mén)或單位請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng),，也可用于學(xué)院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以學(xué)院名義對(duì)外聯(lián)系工作,。

（三）辦公室文件。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共安徽滁州技師學(xué)院委員會(huì)辦公室文件”,、“安徽滁州技師學(xué)院辦公室文件”的公文,。用于對(duì)學(xué)院內(nèi)各部門(mén)發(fā)文，主要用于傳達(dá)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)議定的工作意見(jiàn),，宣布,、安排、布置常規(guī)的綜合性黨政事務(wù)工作,；在學(xué)院黨政授權(quán)范圍內(nèi),，也可以學(xué)院名義對(duì)外行文。

（四）處室函件,。也稱為部門(mén)文件,，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“安徽滁州技師學(xué)院處室函件”的公文。用于發(fā)布部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的一般性工作,。部門(mén)文件不能對(duì)學(xué)院外使用,。

（五）會(huì)議紀(jì)要。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共安徽滁州技師學(xué)院委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要”,、“安徽滁州技師學(xué)院會(huì)議紀(jì)要”的公文,。分別用于記載、傳達(dá)學(xué)院黨委會(huì)議,、院長(zhǎng)辦公會(huì)議的決定事項(xiàng)和主要精神,。

為了提高工作效率，公文首頁(yè)紙由院辦統(tǒng)一印制,。如遇事務(wù)性,、臨時(shí)性工作，建議使用部門(mén)便箋,、無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)紙張（不標(biāo)識(shí)“文件”）,，以印發(fā)通知的形式進(jìn)行。公文形式應(yīng)當(dāng)與發(fā)文字號(hào)配套使用,，不得混用,。

第三章  公文格式

第八條  公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限,、緊急程度,、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào),、簽發(fā)人,、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān),、正文,、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名,、成文日期,、印章、附注,、附件,、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,、頁(yè)碼等部分組成,。

第九條  學(xué)院公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB-T9704-2012）執(zhí)行。

公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm,公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm,版心尺寸為156 mm×225mm,。如無(wú)特殊說(shuō)明,，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字（方正仿宋_GBK體字），每面排22行,，每行排28個(gè)字,，并撐滿版心。特定情況可適當(dāng)調(diào)整,。

第十條  版心內(nèi)的公文格式各要素分為版頭（份號(hào),、密級(jí)和保密期限、緊急程度,、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人,、版頭中的分隔線等）,、主體（標(biāo)題、主送機(jī)關(guān),、正文,、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名,、成文日期,、印章、附注,、附件等）和版記（版記中的分隔線,、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等）三部分,。頁(yè)碼位于版心外,。

（一）涉密公文應(yīng)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限,。緊急公文,，根據(jù)緊急程度分別標(biāo)注“特急”、“加急”,。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,。

（三）公文的發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份,、序號(hào),。發(fā)文機(jī)關(guān)代字由院辦確定，發(fā)文順序號(hào)由院辦編排（處室函件發(fā)文順序由發(fā)文部門(mén)編排）,。年份,、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入,；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）,，不加“第”和“字”。聯(lián)合行文,，只標(biāo)主辦部門(mén)發(fā)文字號(hào),，不得有兩個(gè)發(fā)文字號(hào),。

1.以學(xué)院名義發(fā)文,。

（1）涉及學(xué)院黨政全局性、綜合性問(wèn)題,，發(fā)文字號(hào)為“技師院黨發(fā)〔201×〕×號(hào),、“技師院發(fā)〔201×〕×號(hào)”；

（2）部門(mén)以學(xué)院名義制發(fā)的文件發(fā)文字號(hào)為“技師院×發(fā)〔201×〕×號(hào)”,，如教務(wù)處以學(xué)院名義的發(fā)文,，發(fā)文字號(hào)為“技師院教發(fā)〔201×〕×號(hào)”。

2.以院辦名義發(fā)文,，發(fā)文字號(hào)為“黨辦〔201×〕×號(hào)”,、“院辦〔201×〕×號(hào)”。

3.學(xué)院各部門(mén)發(fā)文且蓋部門(mén)印章的,，略去學(xué)院簡(jiǎn)稱,，標(biāo)注部門(mén)發(fā)文代字（部門(mén)簡(jiǎn)稱）。比如,，教務(wù)處發(fā)布有關(guān)教學(xué)方面的公文用“教務(wù)〔201×〕×號(hào)” ,。

4.函件。院級(jí)函件,，編號(hào)為“技師院函〔201×〕×號(hào)”,；部門(mén)函件，部門(mén)自行編號(hào),，一般為“部門(mén)簡(jiǎn)稱+函〔201×〕×號(hào)”,。

院級(jí)公文和院辦發(fā)文由院辦統(tǒng)一掌握文號(hào)；部門(mén)發(fā)文,，各部門(mén)自行編號(hào),。同一發(fā)文形式（指同一種公文版頭），按統(tǒng)一順序編號(hào),。文號(hào),、印章須與相應(yīng)的公文版頭一致使用。

上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排,，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行,。

（四）上行文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成,，居右空一字,，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字,，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字（使用方正仿宋_GBK體字，下同）

（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān),。學(xué)院內(nèi)部發(fā)文時(shí)，標(biāo)題中可略去學(xué)院名稱,。除法規(guī),、規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題加書(shū)名號(hào)外,，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),。標(biāo)題用２號(hào)小標(biāo)宋體字（使用方正小標(biāo)宋_GBK體字，下同）,，位于紅色反線下空兩行位置,。

（六）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱,、統(tǒng)稱,。學(xué)院黨委對(duì)學(xué)院內(nèi)各級(jí)黨組織、學(xué)院對(duì)各處（室）,、系（部）,、教輔單位等發(fā)文，用“各黨總支部,，直屬黨支部”和“各系,、部、處,、室”的統(tǒng)稱,，必要時(shí)適當(dāng)調(diào)整。主送機(jī)關(guān)用３號(hào)仿宋體字編排在標(biāo)題下空一行位置,，居左頂格,，回行時(shí)仍頂格。最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào),。如主送機(jī)關(guān)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)移至版記。

（七）公文首頁(yè)必須顯示正文,。用3號(hào)仿宋體字,，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行,，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格,。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù),，第一層為“一、”,，第二層為“（一）”,，第三層為“1.”，第四層為“(1)”,。一般第一層用黑體字,、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注,。規(guī)章制度中依次采用章,、節(jié)、條,、款層次。

（八）公文如有附件,，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件,，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如：“附件：1. ×××”）,；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí),，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊,。

（九）公文應(yīng)當(dāng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，并署會(huì)議通過(guò)或負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期,。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，印章與署名機(jī)關(guān)相符,。以學(xué)院黨委和學(xué)院行政名義制發(fā)的公文,，使用“中共安徽滁州技師學(xué)院委員會(huì)”、“安徽滁州技師學(xué)院”印章,。以部門(mén)名義制發(fā)的公文,，使用與部門(mén)名稱一致的部門(mén)印章。

1.加蓋印章的公文,，成文日期一般右空四字編排,，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章,。單一部門(mén)制發(fā)的公文,，一般在成文日期之上,、以成文日期為準(zhǔn)居中署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，印章端正,、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行,。

2.聯(lián)合行文時(shí),，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng),、端正,、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正,、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,，印章之間排列整齊、互不相交或相切,，每排印章兩端不得超出版心,，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行內(nèi)。

3.當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢?，使公文生效標(biāo)識(shí)不能與正文同處一頁(yè)時(shí)，應(yīng)通過(guò)調(diào)整公文的行間距等措施,，使二者同處一頁(yè),。不得采用將生效標(biāo)識(shí)單獨(dú)放在一頁(yè)并在其左上方標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn),。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明完整的年,、月,、日，月,、日不編虛位（即1不編為01）,。“決定”等公文在不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)時(shí),，成文日期加圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置,。

（十一）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)左空兩格標(biāo)注于成文時(shí)間的下一行,。如屬請(qǐng)示件或工作需要,，應(yīng)當(dāng)在該處注明聯(lián)系人和電話。

（十二）附件另面編排,，并在版記之前,，與公文正文一起裝訂,、發(fā)送?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行,。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致,，格式要求同正文,。

（十三）抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素構(gòu)成公文的版記,。版記中的分隔線與版心等寬,，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細(xì)線,。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上,，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

1.抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān),，可以是上級(jí),、平級(jí)、下級(jí)及不相隸屬機(jī)關(guān),。抄送機(jī)關(guān)排列順序上一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定,，依照先上級(jí)、再平級(jí),、后下級(jí)的次序。抄送機(jī)關(guān)一般用4號(hào)仿宋體字,，編排在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行,，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱,，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào),。

2.如需把主送機(jī)關(guān)移至版記,，除將抄送二字改為主送外，編排方法同抄送機(jī)關(guān),。既有抄送機(jī)關(guān)又有主送機(jī)關(guān)時(shí),，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)上一行，之間不加分隔線,。

3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,。印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門(mén)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字,，編排在末條分隔線之上,，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字,，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年,、月,、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱,，月,、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字,。

4.版記中如有其他要素,，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。

（十四）公文頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字,，編排在公文版心下邊緣之下,，數(shù)字左右各放一條一字線（“—×—”）；一字線上距版心下邊緣7mm,。單頁(yè)碼居右空一字,，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的,，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼,。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排,。

第十一條 公文的特定格式

（一）信函格式,。公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式，常用于通知,、批復(fù),、函等文種的公文中。信函格式公文如需標(biāo)注份號(hào),、密級(jí)和保密期限,、緊急程度，份號(hào)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下,，密級(jí)和保密期限,、緊急程度自上而下分行排列。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下,。標(biāo)題居中編排,，與其上最后一個(gè)要素相距2行。信函格式公文首頁(yè)不顯示頁(yè)碼,。信函格式公文的版記中不加印發(fā)機(jī)關(guān),、印發(fā)日期及分隔線。

（二）紀(jì)要格式,。紀(jì)要標(biāo)志由“×××紀(jì)要”組成,，居中排布,，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字,。

紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定,。

第四章  行文規(guī)則

第十二條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用,。

第十三條  行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。學(xué)院內(nèi)屬于各部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),，由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文,；各部門(mén)在自己職權(quán)范圍內(nèi)可以相互行文。

第十四條  各類公文應(yīng)貫徹黨政分開(kāi)的原則,，確因工作需要,，黨政工團(tuán)組織、相關(guān)部門(mén),，可按照協(xié)商一致的原則聯(lián)合行文,。

第十五條  “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不得多頭報(bào)送,，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān),，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式,，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān),，也不得抄送個(gè)人?！罢?qǐng)示”與“報(bào)告”要分別行文,，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第十六條  學(xué)院向下級(jí)部門(mén)的重要行文,，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,，一般不以學(xué)院名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”,、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。

第十七條  為了保持公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,，學(xué)院要精簡(jiǎn)文件,，能通過(guò)電話、網(wǎng)站,、郵件等形式傳達(dá)的,，不再印發(fā)文件。凡能通過(guò)面對(duì)面或口頭協(xié)商解決的問(wèn)題,，應(yīng)當(dāng)不再行文,。領(lǐng)導(dǎo)講話,，除部署全局性工作外，一般不印發(fā)公文,。要充分發(fā)揮職能部門(mén)的作用,，能以部門(mén)名義發(fā)文的不以學(xué)院和院辦名義發(fā)文，能以院辦名義發(fā)文的不以學(xué)院名義發(fā)文,，盡量減少學(xué)院和院辦的發(fā)文,。

第五章  發(fā)文辦理

第十八條  發(fā)文辦理是指以學(xué)院和各部門(mén)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬,、審核,、簽發(fā)、復(fù)核,、繕印,、用印、登記,、分發(fā)等程序,。

第十九條  草擬，是發(fā)文的第一道程序,，按照發(fā)文內(nèi)容不同,，草擬公文的主辦部門(mén)不同。以學(xué)院名義發(fā)文,，全院綜合性文件由院辦負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門(mén)草擬,，單一業(yè)務(wù)性文件由業(yè)務(wù)歸屬部門(mén)承辦；以部門(mén)名義發(fā)文,，由該部門(mén)負(fù)責(zé)草擬,。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍的文件，主辦部門(mén)應(yīng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商草擬,。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國(guó)家的法律,、法規(guī)及學(xué)院的職責(zé)權(quán)限。情況確實(shí),，觀點(diǎn)明確,，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),，條理清楚,，直述不曲，字詞規(guī)范,，標(biāo)點(diǎn)正確,，篇幅力求簡(jiǎn)短。

（二）人名、地名,、數(shù)字,、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,，后引發(fā)文字號(hào),。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年,、月,、日。

（三）擬制緊急公文,，應(yīng)當(dāng)說(shuō)明緊急的原因,，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（四）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)標(biāo)計(jì)量單位,。

（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱,，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式,，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名,。

（六）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞,、詞組,、慣用詞、縮略語(yǔ),、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（七）草擬公文應(yīng)先填寫(xiě)發(fā)文稿紙,。文稿一律采用A4紙張打印,，并附電子文本。

第二十條  審核,，會(huì)簽,。

（一）部門(mén)以學(xué)院名義制發(fā)的公文，先由本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,，交院辦從內(nèi)容,、格式等方面進(jìn)行核稿。對(duì)不符合要求的公文,，院辦可將文稿退回?cái)M稿單位進(jìn)行修改。

（二）凡涉及幾個(gè)部門(mén)工作的院級(jí)公文,，先由主辦部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并簽署意見(jiàn),，再送院辦進(jìn)行核稿。不得將意見(jiàn)不一致的文稿交學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公文送交院辦核稿的時(shí)間應(yīng)比正式發(fā)文時(shí)間提前2天以上,。

（三）部門(mén)公文,，由部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿。

第二十一條  公文簽發(fā),。

（一）院級(jí)公文,，經(jīng)院辦核稿后呈學(xué)院黨委書(shū)記、院長(zhǎng)或分管副院長(zhǎng)簽發(fā),，一般本著誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則,；重要的請(qǐng)示、報(bào)告由書(shū)記或院長(zhǎng)簽發(fā),。簽發(fā)人應(yīng)簽署意見(jiàn),、姓名和日期。非特殊情況,，學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)一般不接收和簽發(fā)未經(jīng)院辦審核的文稿,。

（二）部門(mén)公文，由各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人（或委托副職）簽發(fā)有效,。其中涉及專門(mén)重要事項(xiàng)的由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),，涉及全局重要事項(xiàng)的需送主要院領(lǐng)導(dǎo)加簽。

（三）經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后的文稿,，正式印制前,，文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批,、簽發(fā)手續(xù)是否完備,，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一,、規(guī)范等,。

（四）文稿一經(jīng)簽發(fā)，一般不準(zhǔn)改動(dòng),。如確需改動(dòng),，必須重新核稿，并報(bào)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審定,。

第二十二條  繕印,，用印，登記,，分發(fā),。院辦負(fù)責(zé)以學(xué)院黨委、學(xué)院行政和院辦名義發(fā)出的公文的繕印工作,，正式公文的排版,、印刷,、上網(wǎng)工作由院辦機(jī)要文印人員承擔(dān)。文件印刷完畢,，經(jīng)院辦負(fù)責(zé)人核對(duì)無(wú)誤,，加蓋印章、存檔,、登記,、分發(fā)。以部門(mén)名義發(fā)出的公文由該部門(mén)負(fù)責(zé)以上事務(wù),。

第六章  收文辦理

第二十三條  收文辦理指學(xué)院黨政機(jī)關(guān)收到公文的辦理過(guò)程,，包括簽收、登記,、擬辦,、分送、批辦,、承辦,、催辦等程序。

第二十四條  上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)學(xué)院的行文,，一般由院辦簽收,、啟封；院辦負(fù)責(zé)人按公文內(nèi)容確定屬辦件或閱件,，辦件對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)簽“閱示”,，閱件簽“閱”。短文當(dāng)天批閱,，急件隨到隨批,。院辦負(fù)責(zé)收文辦理的秘書(shū)按批辦意見(jiàn)分別送達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)。

第二十五條  上級(jí)來(lái)文要求學(xué)院貫徹執(zhí)行的,，按院領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn),，根據(jù)涉及范圍的大小，可采取下列方式之一傳達(dá),、貫徹,、執(zhí)行：

（一）將原文復(fù)印或翻印送至有關(guān)部門(mén)傳閱；

（二）學(xué)院發(fā)布實(shí)施意見(jiàn)并附原文,；

（三）學(xué)院制訂和發(fā)布實(shí)施細(xì)則,、辦法并附原文；

（四）在一定范圍內(nèi)召開(kāi)會(huì)議傳達(dá),。

第二十六條  涉密公文傳遞和傳輸應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)保密要求,。

第二十七條  上級(jí)政府及其部門(mén)召開(kāi)會(huì)議所發(fā)的公文，除明確發(fā)給與會(huì)人員的外,，參加會(huì)議的學(xué)院人員必須在會(huì)后及時(shí)將公文原件全部交院辦接收,。學(xué)院各部門(mén)收到的上級(jí)政府及其部門(mén)的公文,，全部將公文原件交到院辦接收。

第二十八條 院辦收到各部門(mén)上報(bào)的公文,，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)符合本辦法的公文,，院辦負(fù)責(zé)人提出擬辦意見(jiàn)并送院領(lǐng)導(dǎo)批示,。

第二十九條  承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤,、推諉,。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理。對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或者不宜由本部門(mén)辦理的,，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回院辦并說(shuō)明理由,。涉及多個(gè)部門(mén)辦理的公文，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)與協(xié)辦部門(mén)主動(dòng)協(xié)商,，及時(shí)處理,。

第三十條  審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn),、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意,；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的,，圈閱表示已閱知。

第三十一條  學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)作出批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文,，院辦要負(fù)責(zé)催辦,，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦,，一般公文定期催辦,。  

第七章  公文歸檔與管理

第三十二條  公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和學(xué)院有關(guān)規(guī)定,，由院辦統(tǒng)一歸檔與管理,。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十三條  院辦負(fù)責(zé)以學(xué)院和院辦名義發(fā)出的公文原件的整理（立卷）,、歸檔,，其他部門(mén)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本；部門(mén)文件,，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)原件的整理,、歸檔，協(xié)辦部門(mén)保存復(fù)制件或公文副本,。

第三十四條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交,。

第三十五條  擬制、修改和簽批公文,，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求,。

第三十六條  草擬、修改和簽批公文,，不可使用鉛筆或圓珠筆,，所用墨水應(yīng)符合存檔要求。文檔左側(cè)裝訂線外,，不得簽批和修改,。

第三十七條  上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)或院辦主任批準(zhǔn),，可以翻印。翻印時(shí),，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門(mén),、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍,。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門(mén)證明章，視同正式公文管理,。

第三十八條  部門(mén)合并時(shí),，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門(mén)撤銷時(shí),，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門(mén),。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存,、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交,、清退。

第三十九條  不具備歸檔和保存價(jià)值的公文,，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀,。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失,、不漏銷,。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,。密碼電報(bào)的使用和管理,，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

附   則

第四十條  院辦對(duì)本辦法執(zhí)行中的具體問(wèn)題負(fù)責(zé)解釋,。

第四十一條  本辦法自頒布之日起施行,。

安徽滁州技師學(xué)院公文發(fā)文代字和文號(hào)

一,、學(xué)院黨委、行政,、紀(jì)委綜合性公文發(fā)文代字和文號(hào)

安徽滁州技師學(xué)院黨委                           技師院黨發(fā)〔201×〕×號(hào)

安徽滁州技師學(xué)院　　　　                    技師院發(fā)〔201×〕×號(hào)

安徽滁州技師學(xué)院紀(jì)委　　                    技師院紀(jì)發(fā)〔201×〕×號(hào)

二,、部門(mén)以學(xué)院名義制發(fā)的文件發(fā)文代字和文號(hào)

辦公室　　                      技師院黨辦發(fā)/技師院辦發(fā)〔201×〕×號(hào)

組織人事處　　               技師院組人發(fā)〔201×〕×號(hào)

教務(wù)處　　　　　　　　  技師院教發(fā)〔201×〕×號(hào)

學(xué)生處                             技師院學(xué)發(fā)〔201×〕×號(hào)

總務(wù)處                             技師院總發(fā)〔201×〕×號(hào)

財(cái)務(wù)處　　　　　　　　  技師院財(cái)發(fā)〔201×〕×號(hào)

招生就業(yè)處                      技師院招就發(fā)〔201×〕×號(hào)

保衛(wèi)處                             技師院保發(fā)〔201×〕×號(hào)

信息技術(shù)中心                  技師院信發(fā)〔201×〕×號(hào)

實(shí)訓(xùn)中心                         技師院實(shí)訓(xùn)發(fā)〔201×〕×號(hào)

技能培訓(xùn)與鑒定中心        技師院培鑒發(fā)〔201×〕×號(hào)

工會(huì)　　　　　　　　　 技師院工發(fā)〔201×〕×號(hào)

團(tuán)委　　　　　　　　　 技師院青發(fā)〔201×〕×號(hào)

機(jī)電與汽車工程系           技師院機(jī)汽發(fā)〔201×〕×號(hào)

經(jīng)貿(mào)與信息工程系           技師院經(jīng)貿(mào)發(fā)〔201×〕×號(hào)

建筑與環(huán)境工程系           技師院建環(huán)發(fā)〔201×〕×號(hào)

社會(huì)文化藝術(shù)系              技師院社文發(fā)〔201×〕×號(hào)

三、部門(mén)文件發(fā)文代字和文號(hào)

辦公室　　　　　　　　　　　　      黨辦/院辦〔201×〕×號(hào)

組織人事處　　　     　　　　　　　 組人〔201×〕×號(hào)

教務(wù)處　　　　　　　　　　　　　   教務(wù)〔201×〕×號(hào)

學(xué)生處                                               學(xué)管〔201×〕×號(hào)

總務(wù)處                                               總務(wù)〔201×〕×號(hào)

財(cái)務(wù)處　　　　　　　　　　　    　  財(cái)務(wù)〔201×〕×號(hào)

招生就業(yè)處                                        招就〔201×〕×號(hào)

保衛(wèi)處                                               ?！?01×〕×號(hào)

信息技術(shù)中心                                     信息〔201×〕×號(hào)

實(shí)訓(xùn)中心                                            實(shí)訓(xùn)〔201×〕×號(hào)

技能培訓(xùn)與鑒定中心                           培鑒〔201×〕×號(hào)

工會(huì)　　　　　　　　　　      　　    工會(huì)〔201×〕×號(hào)

團(tuán)委　　　　　　　　　　         　　 青〔201×〕×號(hào)

機(jī)電與汽車工程系                              機(jī)汽〔201×〕×號(hào)

經(jīng)貿(mào)與信息工程系                              經(jīng)貿(mào)〔201×〕×號(hào)

建筑與環(huán)境工程系                              建環(huán)〔201×〕×號(hào)

社會(huì)文化藝術(shù)系                                 社文〔201×〕×號(hào)

注：部門(mén)文件由部門(mén)負(fù)責(zé)編號(hào)制發(fā),。

四、信函式公文發(fā)文代字和文號(hào)

安徽滁州技師學(xué)院　　　   技師院函〔201×〕×號(hào)

辦公室　　　　                技師院黨辦函/技師院辦函〔201×〕×號(hào)

注：學(xué)院各部門(mén)如需制發(fā)信函式公文,，發(fā)文機(jī)關(guān)代字可以參照部門(mén)文件機(jī)關(guān)代字用“部門(mén)簡(jiǎn)稱+函”自行編號(hào)制發(fā)。